E-pasts joprojām ir profesionālas komunikācijas kanālu karalisMēs to izmantojam, lai sazinātos ar klientiem un koordinētu darbības ar kolēģiem un piegādātājiem. Mēs to pastāvīgi pārbaudām savos tālruņos, taču ir reizes, kad vienkārši nevaram atbildēt: atvaļinājumi, slimības atvaļinājumi, komandējumi, apmācības vai pat dienas, kad mums pilnībā jāatslēdzas.
Šādās situācijās jūsu labākais sabiedrotais ir lokālās automātiskās atbildes viedtālrunī.Tie ļauj nekavējoties paziņot ikvienam, kurš jums raksta e-pastu, ka neesat sasniedzams, cik ilgi un, ja nepieciešams, ar ko viņi var sazināties tikmēr. Pareizi konfigurēti, tie novērš pārpratumus, pauž profesionalitāti un novērš bažas par to, vai esmu visiem paziņojis, ka neesmu sasniedzams?
Kas ir automātiskās atbildes un kā tās darbojas jūsu e-pastā?
Automātiska atbilde ir ziņojums, ko jūsu e-pasta pakalpojums nosūta jūsu vietā. Kad kāds jums nosūta ziņojumu un jums ir aktivizēts statuss "Esmu ārpus biroja līdz tādai un tādai dienai", tā ir tipiska situācija: "Esmu ārpus biroja līdz tādai un tādai dienai". Taču mūsdienās tas ir daudz plašāks: varat pielāgot datumus, adresātus, dažādus ziņojumus biroja iekšienei un ārpus tās un pat... bloķējiet savu kalendāru.
Vairumā pakalpojumu (piemēram, Gmail vai Outlook) automātiskās atbildes tiek kontrolētas no paša servera.nevis no jūsu mobilā tālruņa. Tas nozīmē, ka pēc aktivizēšanas tie darbosies pat tad, ja jūsu viedtālrunis ir izslēgts, tam nav signāla vai nav interneta savienojuma, ja vien jūsu konts serverī paliek aktīvs.
Pamata loģika parasti ir ļoti līdzīga dažādās platformās.Jūs iestatāt sākuma datumu, beigu datumu (pēc izvēles), norādāt ziņojuma tēmu un pamattekstu un izlemjat, kam to sūtīt. Turpmāk katru reizi, kad šajā periodā pienāk e-pasts, sistēma, ievērojot savus iekšējos noteikumus, izlemj, vai sūtīt atbildi vai nē.
Svarīga detaļa ir tā, ka, lai izvairītos no kaitināšanas, viens un tas pats sūtītājs nesaņem jūsu atiešanas ziņojumu katrā e-pastā, ko viņš jums nosūta.Parasti, kad kāds jums pirmo reizi raksta norādītajā datumu diapazonā, viņš saņem automātisku atbildi. Ja viņš drīz pēc tam raksta vēlreiz, sistēma atbildi nepārtraukti atkārtoti nesūtīs.
Tomēr pastāv situācijas, kad persona var saņemt jūsu paziņojumu vairāk nekā vienu reizi.Piemēram, ja kāds jums nosūta e-pastu un pēc tam aptuveni četras dienas vēlāk nosūta vēlreiz, kamēr jūsu automātiskā atbilde joprojām ir aktīva, platforma var atbildēt vēlreiz. Tas pats notiek, ja maināt automātiskā ziņojuma saturu: jebkurš e-pasts, kas tiek saņemts pēc izmaiņām, var saņemt paziņojumu vēlreiz, tagad ar atjaunināto tekstu.
Kad vēlaties viedtālrunī aktivizēt automātisko atbildi
Tev nav jāpavada mēnesis pludmalē, lai attaisnotu automātisku atbildi.Jebkura prombūtne, kuras dēļ nevarēsiet ātri reaģēt, ir labs iemesls: tās varētu būt garas brīvdienas, intensīvas apmācības, komandējums vai aizņemts periods, kurā varēsiet risināt tikai steidzamas lietas.
Profesionālajā jomā šīs funkcijas izmantošana ir gandrīz obligāta, dodoties atvaļinājumā vai slimības atvaļinājumā.Tādā veidā ikviens, kas ar jums sazinās, zinās, ka tā nav neuzmanība, bet gan tas, ka neesat sasniedzams. Varat arī norādīt citu kontaktpersonu, kas var turpināt atbildēt uz jautājumiem, kamēr esat prom.
Tas ir arī ļoti noderīgi klientu apkalpošanas kontiem vai vispārīgām pastkastītēm. (piemēram, info@mydomain.com), ja neviens nav sasniedzams, lai atbildētu normāli. Labi uzrakstīts automātisks ziņojums mazina lietotāju neapmierinātību un skaidri norāda aptuveno laika periodu reālas atbildes saņemšanai.
Ja kā galveno darba rīku izmantojat mobilo tālruni, automātiskās atbildes funkcija palīdz noteikt robežas.. Piemēram, jūs varat aktivizējiet to ārpus darba laika lai cilvēki zinātu, ka jūs lasāt savu e-pastu tikai no pirmdienas līdz piektdienai vai ka neatbildat uz pieprasījumiem nedēļas nogalēs, kas kļūst arvien izplatītāk, lai aizsargātu digitālo atvienošanu.
Personiskākā līmenī nav slikta ideja to konfigurēt, mainot e-pasta adresi. vai kad jūs pārtrauksiet lietot konkrētu kontu. Tādā veidā ikviens, kurš turpinās rakstīt uz šo adresi, saņems paziņojumu ar jūsu jauno e-pasta adresi vai informāciju, kas nepieciešama, lai sazinātos ar jums, izmantojot citus līdzekļus.
Kā tieši automātiskā atbildēšana darbojas pakalpojumā Gmail?
Gmail ir viens no visvairāk izmantotajiem pakalpojumiem pasaulē Un tā automatizētā atbildes sistēma ir ļoti noslīpēta. Kad savā kontā aktivizējat atvaļinājuma ziņojumu, Google to ieplāno ar diezgan specifisku darbību attiecībā uz datumiem un adresātiem.
Gmail automātiskās atbildes funkcija sāk darboties sākuma datumā plkst. 00:00. ko esat konfigurējis un kas apstājas pēdējā dienā plkst. 23:59, ja vien to iepriekš manuāli nedeaktivizējat. Citiem vārdiem sakot, tas darbojas ar pilnas dienas precizitāti; tas nav aptuvens grafiks, bet gan serverī definēts intervāls.
Pēc noklusējuma Gmail nosūta automātisko atbildi tikai tad, kad kāds jums raksta pirmo reizi. Šajā periodā. Ja šī pati persona jums atkārtoti sūta e-pastus īsā laikā, tā netiek bombardēta ar vienu un to pašu ziņojumu, kas novērš iesūtnes pārslodzi un liek jums izskatīties kā pārāk uzstājīgam robotam.
Tomēr, ja ir pagājušas aptuveni četras dienas kopš pēdējās reizes, kad tas pats sūtītājs saņēma automātisku atbildi Un, ja automātiskā atbilde joprojām ir aktīva, Gmail var nosūtīt ziņojumu vēlreiz. Tas ir viņu veids, kā līdzsvarot neuzbāzību un vienlaikus atgādināt par situāciju, ja saruna ieilgst.
Vēl viena svarīga nianse ir tā, kas notiek, rediģējot automātiskās atbildes tekstu.Ja kāds saņem jūsu sākotnējo izbraukuma ziņojumu un pēc dažām dienām jūs modificējat saturu (piemēram, pievienojat informāciju vai maināt atgriešanās datumu), un šī persona jums raksta vēlreiz, tā saņems atjaunināto paziņojumu, nevis iepriekšējo.
Svarīgi padomi, izmantojot Gmail automātiskās atbildes
Gmail ietver dažas darbības un ieteikumus, par kuriem ir vērts zināt. lai jūsu automātiskā atbilde neradītu kaitinošas blakusparādības, īpaši garos e-pasta pavedienos vai adresātu sarakstos.
Ja vēlaties novērst automātiskā ziņojuma sajaukšanu esošajā pavedienāViena vienkārša taktika ir pievienot manuālajai atbildei īpašu tēmas rindiņu, atbildot kādam, kurš atrodas prombūtnē. Mainot tēmas rindiņu, Gmail nosūta atbildi jaunā e-pastā, atsevišķi no iepriekšējās tēmas, kas palīdz saglabāt skaidrāku kontekstu.
Ir noteikti e-pasta ziņojumi, uz kuriem netiks nosūtīta automātiskā atbilde.Pirmkārt, viss, kas nonāk surogātpasta mapē, tiek izslēgts: Gmail netērē resursus, atbildot uz aizdomīgiem vai masveida e-pastiem. Atbildes netiek sūtītas arī uz adresātu sarakstiem vai grupām, kurām esat abonējis, tādējādi novēršot nebeidzamās automatizēto atbilžu cilpas starp vairākām sistēmām.
Daudzos uzņēmumos ir ieteicams iespējot opciju sūtīt atbildi tikai kontaktpersonām.Tādā veidā ziņojums prombūtnē ir pieejams tikai personām, kas jau ir jūsu Google kontaktpersonās, nevis nezināmām adresēm, no kurām jums tiek sūtīti ziņojumi. Tas ir papildu privātuma līmenis, kas ir īpaši noderīgi, ja ziņojumā ir iekļauti iekšējie dati, tiešie tālruņa numuri vai cita sensitīva informācija.
Atcerieties, ka varat izlemt, vai iekļaut savu ierasto parakstu automātiskajā atbildē.Ja izmantojat ļoti garu parakstu ar baneriem, logotipiem un juridiskiem tekstiem, iespējams, vēlēsities to vienkāršot šiem ziņojumiem, atstājot tikai būtisko informāciju: vārdu, amatu, uzņēmumu un alternatīvu kontakttelefona numuru.
Konfigurējiet Gmail automātisko atbildi no savas pārlūkprogrammas
Vispilnīgākais un ērtākais veids, kā konfigurēt atvaļinājuma ziņojumu pakalpojumā Gmail, ir no pārlūkprogrammas.Neatkarīgi no tā, vai izmantojat datoru vai mobilo pārlūkprogrammu, tur varat piekļūt visām papildu konta opcijām.
Vispirms piesakieties savā Gmail kontā kā parasti.Kad esat savā iesūtnē, kur redzat sadaļas Saņemtie, Nosūtītie, Surogātpasts un citas, atrodiet zobrata ikonu augšējā labajā stūrī, kas nodrošina piekļuvi iestatījumu izvēlnei.
Noklikšķiniet uz šīs iestatījumu ikonas un atlasiet opciju “Skatīt visus iestatījumus”.Tas jūs aizvedīs uz ekrānu ar vairākām cilnēm: Vispārīgi, Etiķetes, Iesūtne, Konti un importēšana… Automātiskajām atbildēm jūs interesē cilne Vispārīgi.
Sadaļā Vispārīgi ritiniet uz leju, līdz atrodat sadaļu “Automātiskā atbilde”.Parasti tas atrodas lapas apakšdaļā, tāpēc jums būs diezgan daudz jāritina. Kad to redzat, atlasiet opciju “Automātiskā atbilde iespējota”, lai aizpildītu dažādos laukus.
Gmail lūgs norādīt sākuma datumu un, ja vēlaties, beigu datumu.Ja nezināt precīzu atgriešanās datumu, varat atstāt beigu tukšu un vēlāk manuāli deaktivizēt atbildi. Tomēr ieteicams iestatīt atgādinājumu, lai neaizmirstu to noņemt, kad atkal būsiet tiešsaistē.
Lodziņā “Tēma” ierakstiet skaidru rindiņu, kurā apkopota jūsu prombūtne.Kaut kas līdzīgs “Ārpus biroja” vai “Īslaicīgi nepieejams”. Tam nav jābūt ļoti garam, taču tam vajadzētu īsumā atspoguļot notiekošo.
Ziņojuma pamattekstā ierakstiet tekstu, ko saņems tie, kas jums rakstīs.Ideālā gadījumā jums vajadzētu īsi paskaidrot prombūtnes iemeslu (atvaļinājums, slimības atvaļinājums, komandējums), datumu, kurā vēlreiz pārbaudīsiet e-pastu, un, ja piemērojams, alternatīvu kontaktpersonu vai adresi steidzamiem jautājumiem. Saglabājiet profesionālu, draudzīgu un cieņpilnu toni, jo šāds iespaids radīsies jūsu prombūtnes laikā.
Tieši zemāk ir papildu opcijas, lai precizētu atbildes uzvedību.Viena opcija ļauj nosūtīt ziņojumu tikai jūsu kontaktpersonām; cita ierobežo atbildes, ļaujot tās saņemt tikai jūsu organizācijas darbiniekiem (ja izmantojat Google Workspace). Aktivizējiet kombināciju, kas vislabāk atbilst jūsu situācijai un vēlamajam privātuma līmenim.
Kad viss ir gatavs, ritiniet uz leju līdz lapas apakšai un noklikšķiniet uz “Saglabāt izmaiņas”.Šajā brīdī automātiskā atbilde būs aktīva, un Gmail iesūtnes augšdaļā parādīs krāsainu joslu (parasti dzeltenu), kas norāda, ka atvaļinājuma ziņojums tiek sūtīts. To var jebkurā laikā deaktivizēt no tās pašas joslas ar vienu klikšķi.
Lai pārliecinātos, ka viss darbojas pareizi, ir ļoti ieteicams veikt testu.Varat nosūtīt sev e-pastu no cita konta (personīgā, darba vai pat ģimenes locekļa), lai pārliecinātos, ka saņemat pareizi konfigurēto ziņojumu. Tādā veidā varat būt mierīgs pirms aiziešanas.
Konfigurējiet Gmail automātisko atbildi mobilajā lietotnē
Ja galvenokārt strādājat no tālruņa, automātisko atbildi varat aktivizēt arī tieši no Gmail lietotnes.gan Android, gan iOS ierīcēs. Iespējas ir ļoti līdzīgas tīmekļa versijas opcijām, lai gan tās ir nedaudz atšķirīgi organizētas.
Atveriet Gmail lietotni savā viedtālrunī un pārliecinieties, vai esat pieteicies pareizajā kontā. (ja ir konfigurēti vairāki). Pieskarieties trīs līniju ikonai vai avatāram, lai atvērtu sānu izvēlni, ritiniet uz leju un ievadiet "Iestatījumi" vai "Konfigurācija" atkarībā no tā, kā tas tiek parādīts jūsu valodā.
Iestatījumos atlasiet e-pasta kontu, kurā vēlaties aktivizēt automātiskās atbildes.Pēc tam meklējiet opciju ar nosaukumu “Automātiskā atbilde” vai kaut ko līdzīgu. Pieskaroties tai, tiks atvērts ekrāns, kurā varat aktivizēt slēdzi un iestatīt datumu, tēmu un ziņojuma pamattekstu.
Tas darbojas ļoti līdzīgi pārlūkprogrammas versijai.Jūs izvēlaties datumu diapazonu, rakstāt tēmu, sastādāt tekstu un izlemjat, vai to lietot visiem e-pastiem vai tikai kontaktpersonām. Pēc izmaiņu saglabāšanas ziņojums būs aktīvs serverī, tāpēc tas turpinās darboties pat tad, ja aizvērsiet lietotni vai tālrunis būs izslēgts.
Pašā lietotnē var redzēt, vai automātiskā atbilde ir ieslēgta, un izslēgt to, kad pienāks laiks.Tas ir īpaši noderīgi, ja jūsu atgriešanās tiek pārcelta uz agrāku laiku vai aizkavēta, un jums ir nepieciešams ātri pielāgot datumu, nepiekļūstot datoram.
Ārpus biroja atbildes programmā Outlook darbam ar iOS un Android
Ja viedtālrunī Gmail vietā izmantojat programmu Outlook, lietotne ļauj iestatīt arī ziņojumus par atrašanos ārpus biroja. diezgan visaptverošā veidā dažādiem kontu veidiem: Microsoft 365, Exchange, hibrīdvidēm vai Outlook.com kontiem.
Lai iespējotu automātiskās atbildes programmā Outlook operētājsistēmai iOS vai Android, lietotnē atveriet sadaļu “Iestatījumi”.Pieskarieties attiecīgajam e-pasta kontam un meklējiet opciju “Automātiskās atbildes”. Aktivizējot to, tiks parādītas vairākas papildu opcijas, kas ļauj precīzi pielāgot darbību.
Atbildi var iestatīt tā, lai tā tiktu nosūtīta tikai noteiktā laika periodā.Aktivizējot opciju “Atbildēt noteiktā laika periodā” un definējot gan sākuma, gan beigu laikus, jūs nodrošināt, ka ziņojums netiek aizmirsts uz visiem laikiem un ka jums tas nav manuāli jāizslēdz, ja nevēlaties.
Outlook pat ļauj automātiski izveidot kalendāra notikumu, kas norāda, ka esat prombūtnē. šajā laikā. Lai to izdarītu, varat aktivizēt tādu opciju kā “Bloķēt manu kalendāru” un piešķirt notikumam nosaukumu (piemēram, “Atvaļinājums” vai “Ārpus biroja”). Tas palīdz citiem kolēģiem jūsu kalendārā uzreiz redzēt, ka neesat pieejams.
Vēl viena interesanta funkcija ir spēja pārvaldīt sanāksmes, kamēr esat prom.Automātiskās atbildes iestatījumos varat izvēlēties dzēst vai atcelt noteiktas tikšanās no kalendāra šajā periodā, atlasot tās, kuras vēlaties noraidīt vai atcelt, lai tās nepaliktu tur, it kā jūs grasītos apmeklēt tikšanos.
Outlook ļauj arī izvēlēties, vai automātiski atbildēt visiem vai tikai jūsu organizācijas darbiniekiem.Turklāt varat sagatavot dažādus ziņojumus iekšējiem kontaktiem (uzņēmuma kolēģiem) un ārējiem kontaktiem (klientiem, piegādātājiem utt.), attiecīgi pielāgojot toni un detalizācijas līmeni.
Kad viss ir iestatīts, neaizmirstiet pieskarties “Gatavs” vai saglabāšanas ikonai augšējā labajā stūrī.Tikai tad automātiskā atbilde tiks saglabāta serverī un sāks darboties. Ja neapstiprināsiet, izmaiņas netiks piemērotas, kas dažreiz tiek nepamanīts.
Labākā prakse automatizētu ziņojumu rakstīšanai
Lai gan tehniskie aspekti ir svarīgi, automatizētās atbildes patiesā ietekme rodas no jūsu nosūtītās īsziņas.Slikti uzrakstīts ziņojums var izklausīties pēkšņs, nepilnīgs vai neprofesionāls; labi uzrakstīts ziņojums pauž pārliecību un ļauj otrai personai zināt, ko sagaidīt.
Pirmkārt, jau no paša sākuma ir skaidri jānorāda, ka neesat sasniedzams un līdz kuram laikam.Norādiet konkrētus datumus vai, ja tādu nav, norādiet aptuvenu laika grafiku ("šīs nedēļas laikā", "līdz turpmākam paziņojumam" utt.). Tas novērš neskaidrības personai, kas jums raksta.
Otrais svarīgais elements ir piedāvāt alternatīvu, kad vien tas ir iespējams.Kolēģis, vispārējā nodaļa vai ārkārtas tālruņa numurs. Piemēram: “Ja jūsu jautājums nevar gaidīt, varat sazināties ar personu, kas atrodas adresē X vai tālruņa numurā Y.” Tādā veidā persona neiesprūst.
Centieties saglabāt draudzīgu un profesionālu toni, lai gan varat pievienot dažus sarunvalodas izteicienus, lai izklausītos pieejamāk.Kaut kas līdzīgs "Paldies par jūsu ziņojumu" vai "Atbildēšu, tiklīdz atgriezīšos un varēšu mierīgi izlasīt e-pastu" ir daudz jaukāks nekā vienkāršs "Esmu prom līdz tādai un tādai dienai".
Ja apstrādājat sensitīvu informāciju, neiekļaujiet ziņojumā datus, kurus nekopīgotu publiski.Tā kā dažos gadījumos automātiskā atbilde var sasniegt cilvēkus, kurus jūs nepazīstat, labāk ir koncentrēties uz vispārīgiem laikiem, datumiem un kontaktpersonām, nevis uzņēmuma iekšējām detaļām.
Visbeidzot, pirms izmaiņu saglabāšanas vienmēr pārbaudiet pareizrakstību un formatējumu.Atcerieties, ka šo ziņojumu redzēs klienti, priekšnieki, kolēģi un piegādātāji. Pāris minūšu korektūra var būt izšķiroša starp laba iespaida atstāšanu un neuzmanīga izskata radīšanu, pat ja neesat klāt.
Atgriežoties no prombūtnes, veltiet brīdi, lai pārskatītu uzkrātos e-pastus. Un atbildiet uz visiem atlikušajiem ziņojumiem, atceroties atspējot automātiskās atbildes, ja neesat iestatījis beigu datumu. Tas noslēgs apli un neļaus sistēmai turpināt sūtīt paziņojumus, kad būsiet pilnībā darbspējīgs.
Ņemot vērā visu iepriekšminēto, lokālo automātisko atbilžu aktivizēšana viedtālrunī vairs nav vienkārša formalitāte. Un tā kļūst par vēl vienu jūsu profesionālās komunikācijas daļu: jūs konfigurējat iestatījumus pakalpojumā Gmail vai Outlook, jūs rūpējaties par nosūtīto ziņojumu, jūs iestatāt pieejamības ierobežojumus un nodrošināt, ka ikviens, kas mēģina ar jums sazināties, precīzi zina, kas notiek un kā viņi var saņemt palīdzību, kamēr esat bezsaistē.
