Ja ievērojamu dienas daļu pavadāt, lasot e-pastu, jūs to jau zināt. Gmail ir daudz vairāk nekā tikai iesūtneStarp e-pastiem, sanāksmēm, tērzēšanu un koplietotiem dokumentiem ir normāli, ja jums reibst galva, ja jums nav skaidras sistēmas, kā sevi organizēt; ar dažiem trikiem jūs varat iegūstiet vairāk no Gmail.
Labā ziņa ir tā, ka, lai sakārtotos, dators nav jāpiepilda ar neskaidrām programmām. Izmantojot to, ko Google jau ietver, varat izveidot diezgan pilnīgu vidi: Piezīmes, uzdevumi, atgādinājumi un iekšējie komentāri, kas ir tieši saistīti ar jūsu e-pastiemizmantojot Gmail kopā ar Google Tasks, Google Keep, Calendar, Chat, Meet, Drive un pat specializētiem paplašinājumiem.
Kas īsti ir "integrētās piezīmes" pakalpojumā Gmail?
Runājot par integrētajām piezīmēm pakalpojumā Gmail, mēs domājam vairākus slāņus, kas darbojas kopā: no vienas puses, uzdevumi un atgādinājumi, kurus varat pārvaldīt sānu panelī, izmantojot Google TasksNo vienas puses, ir Google Keep ātrās piezīmes un iekšējās anotācijas vai komentāri, ko varat pievienot e-pastiem, izmantojot trešo pušu rīkus vai uzlabotas Workspace funkcijas.
Būtībā piezīme, kas saistīta ar e-pastu, ir neliels kontekstuāla teksta bloks, ko jūs un jūsu komanda varat saistīt ar konkrētu sarunuTo var izmantot, lai atstātu iekšējus norādījumus, izveidotu kopsavilkumu, atzīmētu vienošanos vai piešķirtu atbildību, nemainot sākotnējo ziņojumu, ko redz klients.
Vispilnīgākajās sistēmās šīs notis uzvedas šādi privāta tērzēšanas pavediens, kas pārklāts ar e-pastuKomandas locekļi var tos redzēt, atbildēt viens otram, pievienot failus vai pat ievietot skaidrojošu video, savukārt ārējie cilvēki, kas saņem e-pastu, neko neredz no šīs iekšējās sarunas.
Tehniski šīs anotācijas nav iestrādātas e-pasta tekstā, bet gan Tie tiek glabāti kā atsevišķs datu slānis, kas tiek sinhronizēts starp jūsu komandas iesūtnēm. izmantojot pārlūkprogrammas paplašinājumus vai īpašas integrācijas. Tādā veidā jūs uzturat iekšēju koordinācijas kanālu tieši tur, kur tiek veikts darbs: pašā Gmail.
Integrētā Gmail pieredze pakalpojumā Google Workspace
Ja savā uzņēmumā izmantojat Google Workspace, jums ir iespēja aktivizēt zvanu. integrēta Gmail pieredzeTas apvieno e-pastu, Google Chat, Google Meet, Kalendāru, Disku, Dokumentus, Uzdevumus un citus pakalpojumus vienā saskarnē. Viss tiek parādīts dažādās cilnēs un paneļos vienā logā.
Kā administratoram pirmais solis ir iespējot Google tērzēšanu un iespēju to izmantot prioritāri, lai Lietotāji var tērzēt individuāli, grupās vai darba vietās tieši no Gmail. Šajās vietās varat izmantot lietojumprogrammas, pārvaldīt uzdevumus, ģenerēt statusa atskaites un pat mainīt uzdevumu īpašniekus, neizejot no e-pasta.
Tāpat ieteicams aktivizēt Google Meet, lai no Gmail varētu Lietotāji var tieši izveidot un pievienoties videozvaniemIzglītības iestādēs ir papildu vadības elementi, lai pielāgotu Meet attālinātajām mācībām, taču praktiskajā līmenī efekts ir tāds pats: viss tiek centralizēts iesūtnē.
Lai pabeigtu procesu, jums jāpārliecinās, vai lietotāju kontos ir aktivizēti Google kalendārs, disks, dokumenti un uzdevumi. Tikai tad tas darbosies. Tiks parādītas gaidāmās sapulces, un failus varēs kopīgot tērzēšanā. un uzdevumi tiks integrēti ar Gmail, Chat un Calendar.
Konkrētajā uzdevumu gadījumā ir svarīgi, lai tas būtu iespējots organizācijas līmenī, jo Uzdevumi apvieno e-pastus, tērzēšanas sarunas, dokumentus un atgādinājumus vienā plūsmāKad tas viss ir pareizi iestatīts, Gmail vairs nav "tikai e-pasts" un kļūst par sava veida vadības paneli ikdienas darbam.
Drošība, ārējā tērzēšana un datu saglabāšana
Kad sākat lietot piezīmes, uzdevumus un iekšējās tērzēšanas sarunas, kas saistītas ar e-pastiem, nepietiek tikai domāt par produktivitāti: Mums arī jārūpējas par drošību un informācijas saglabāšanuīpaši uzņēmumos ar stingrām juridiskām vai atbilstības prasībām.
No Google administratora konsoles tas ir iespējams kontrolēt, vai lietotāji var tērzēt ar personām ārpus organizācijasUn ar kādiem nosacījumiem. Tas ietver telpu (bijušo sanāksmju telpu) izveides ierobežošanu vai atļaušanu, kurās var piedalīties cilvēki ārpus uzņēmuma, kas ir ļoti svarīgi, ja apstrādājat sensitīvus datus.
Vēl viens svarīgs aspekts ir tērzēšanas vēstures pārvaldība. Tas interesē daudzas organizācijas. Saglabājiet vēsturi iespējotu tērzēšanā un telpās, lai varētu pārskatīt iepriekšējās sarunas. un ievērot iekšējās arhivēšanas politikas. Ja šī opcija ir atspējota, šie ziņojumi netiek saglabāti vai nosūtīti uz datu pārvaldības rīkiem, piemēram, Google Vault.
Ja jūsu uzņēmums izmanto Vault, ieteicams saskaņot to ar juridisko komandu, lai skaidri definēt saglabāšanas un meklēšanas politikasLūdzu, ņemiet vērā: ja vēsture ir atspējota, tērzēšanas ziņojumi un dažas ar iekšējām piezīmēm saistītas mijiedarbības var nebūt pieejamas turpmākajām meklēšanām. eksports.
Ja šis pamats ir pareizi konfigurēts, varat ar lielāku sirdsmieru izmantot integrētās Gmail iespējas, zinot, ka Piezīmes, uzdevumi un iekšējās sarunas atbilst jūsu organizācijas drošības un saglabāšanas politikām..
Iekšējās piezīmes e-pastos: kā sadarbība darbojas virs Gmail
Papildus Tasks un Keep daudzi uzņēmumi pievieno papildu sadarbības līmeni ar iekšējās piezīmes, kas tieši saistītas ar e-pastiemŠeit noder paplašinājumi un platformas, kas pārvērš Gmail par daudz viedāku koplietojamu iesūtni.
Ideja ir vienkārša: tā vietā, lai pārsūtītu e-pastu kolēģim, lai to apspriestu, vai atvērtu paralēlu sarunu citā tērzēšanā, Pievienojiet sākotnējam e-pastam privātu komentāru.To redz tikai jūsu komanda, nekad klients, un tur jūs varat diskutēt, noskaidrot šaubas, pieņemt lēmumus vai atstāt norādījumus atbildei.
Koplietotās iesūtnēs, piemēram, support@ vai sales@, tam ir liela nozīme. Tradicionāli, ja atbalsta aģentam bija nepieciešama inženiera palīdzība, viņam e-pasts bija jāpārsūta vai jākopē uz citu rīku. konteksta laušana un informācijas izkliedēšanaIekšējās piezīmēs vienkārši pieminiet savu kolēģi ar @ simbolu piezīmē, lai viņš saņemtu paziņojumu un redzētu klienta ziņojumu ar visu informāciju.
Šīs piezīmes parasti ļauj Pievienojiet dokumentus, ekrānuzņēmumus, saites vai pat īsus videoklipus kur jūs skaidrojat sarežģītu lietu. Turklāt tie ir sakārtoti hronoloģiskā secībā, ar laika zīmogiem un ierakstu par to, kas ko teica, kas palīdz auditēt lēmumus vai pārskatīt, kā incidents tika atrisināts.
Praksē šis iekšējais komentāru slānis pārveido Gmail par hibrīda telpa starp e-pastu un darba pārvaldības rīkusamazinot nevajadzīgu pārsūtīšanu un novēršot kritiskas informācijas izkliedi vairākos kanālos.
Platformas un paplašinājumi piezīmju pievienošanai Gmail e-pastiem
Ja Gmail izmantojat personīgām vai profesionālām vajadzībām bez uzlabotās Google Workspace funkcijas, joprojām varat pievienot piezīmes e-pastiem, izmantojot trešo pušu paplašinājumus un lietotnes. Turklāt varat to apvienot ar uzlabota filtrēšana lai automātiski sakārtotu noteiktus pavedienus. Vairāki populāri risinājumi ļauj rakstīt anotācijas tieši katrā pavedienā. un dažos gadījumos saistīt tos ar savu Google diska kontu.
Viena no klasiskajām iespējām ir paplašinājums, kas pēc instalēšanas pārlūkprogrammā Chrome vai Firefox Sarunas augšdaļā pievienojiet nelielu piezīmju blokuNo turienes varat rakstīt komentārus, kas saistīti ar konkrēto pavedienu, un šie komentāri tiek saglabāti jūsu Diskā. Katram ziņojumam var būt savas piezīmes, kas ir ideāli piemērotas, lai atcerētos, kas jādara ar katru e-pastu.
Ir arī citi rīki, kas iet soli tālāk un pārvērš Gmail par uzdevumu pārvaldības sistēma ar piezīmēm un termiņiemTie parasti ļauj atzīmēt e-pastus ar konkrētām darbībām, ieplānot atgādinājumus un skatīt nepabeigtos uzdevumus, kas sakārtoti pēc dienas vai statusa (šodien, rīt, procesā, gaidīšanas režīmā utt.), integrējot piezīmes blakus katram ziņojumam.
Ir arī Windows darbvirsmas lietojumprogrammas, kas tieši neintegrējas ar Gmail saskarni, bet kuras Tie parāda uznirstošos logus, kas saistīti ar ziņojumu, kuru skatāt.Parasti tie darbojas, manuāli sasaistot katru piezīmi ar e-pasta URL vai atslēgvārdiem; atverot atbilstošu e-pastu, jūs saņemat paziņojumu ar atbilstošo piezīmi.
Ar jebkuru no šīm iespējām jūs to panāksiet Katram svarīgam e-pastam jāpievieno paskaidrojums, darāmo lietu saraksts vai pieņemts lēmums.nepaļaujoties uz atmiņu vai pārsūtītiem e-pasta pavedieniem, kuriem galu galā kļūst neiespējami sekot līdzi.
Gmail, Tasks un Keep: integrēto piezīmju un uzdevumu pamatā
Neinstalējot neko citu, Gmail jau piedāvā sānu paneli, no kura varat izmantot Google Tasks un Google Keep kā piezīmju veikšanas un uzdevumu sarakstu sistēmaŠīs divas lietojumprogrammas sinhronizējas ar Kalendāru, Disku, Dokumentiem un pārējo Google ekosistēmu.
Google Tasks ir izstrādāts, lai pārvaldītu konkrētus uzdevumus: jūs varat Izveidojiet uzdevumus, piešķiriet tiem datumu un laiku, pievienojiet aprakstus un sadaliet tos apakšuzdevumos.Tas viss tiek paveikts, neizejot no Gmail saskarnes, vienkārši atverot sānu paneli un ierakstot.
Google Keep darbojas vairāk kā ātra piezīmju blociņa: tas ļauj jums saglabāt idejas, kontrolsarakstus, teksta fragmentus vai saites ko nevēlaties pazaudēt. Tas tiek rādīts arī Gmail sānos, lai jūs varētu pārbaudīt savas piezīmes, lasot e-pastus vai atbildot uz tiem.
Jau kādu laiku Google lielāko daļu atgādinājumu ir sagrupējis uzdevumos. Šie ir atgādinājumi, kas iepriekš tika rādīti kalendārā vai Google asistentā. tagad tie ir integrēti vienā uzdevumu pieredzēTas atvieglo visu vienuviet glabāšanu un atgādinājumu neizkaisīšanu pa pusduci lietotņu.
Galvenais ir tas, ka visa šī sistēma ir sinhronizēta mākonī: Visas izmaiņas, ko veicat pakalpojumā Tasks vai Keep no Gmail, tiek nekavējoties atspoguļotas jūsu mobilajā tālrunī, planšetdatorā vai kalendārā.Ja konstatējat kādas problēmas, konsultējieties izplatītākie Gmail risinājumilai jūs varētu sekot līdzi savam darāmo lietu sarakstam jebkurā ierīcē.
Pārveidojiet Gmail e-pastus par praktiski īstenojamiem uzdevumiem
Viena no visnoderīgākajām funkcijām, kas jums ir pa rokai, ir Pārveidojiet e-pastu par Google Tasks uzdevumu tikai ar pāris klikšķiemIdeāli piemērots e-pastiem, kas ietver pieprasījumus, termiņus vai lietas, ko nevarat izdarīt uzreiz.
Procedūra ir vienkārša: atveriet ziņojumu un izmantojiet opciju “Pievienot uzdevumiem”, kas atrodas e-pasta ikonu joslā. Gmail automātiski izveidos jaunu uzdevumu sānu joslā. saistīts ar sākotnējo e-pastu, izmantojot tiešu saiti.
Šajā uzdevumu lapā varat rediģēt nosaukumu, paplašināt aprakstu, pievienot apakšuzdevumus, rakstīt papildu piezīmes un iestatīt derīguma termiņu un laikuTādā veidā e-pasts vairs nav tikai informācija un kļūst par skaidru darbību ar saistītu termiņu.
Liela priekšrocība ir tā, ka, kad pienāk laiks veikt uzdevumu, Ar vienu klikšķi varat atgriezties pie sākotnējā e-pasta ziņojuma.Pielikumu, konteksta un iepriekšējo sarunu pārskatīšana, nemeklējot iesūtnē.
Tādā veidā jūsu paplāte kļūst par sava veida piltuvi: Svarīgi ziņojumi tiek pārvērsti redzamos un organizētos uzdevumos., kamēr pārējais tiek noglabāts vai atstāts fonā, mazinot haosa sajūtu.
Pielāgoti saraksti, apakšuzdevumi un atkārtoti uzdevumi
Lai nesajauktu ābolus ar apelsīniem, Google Tasks atļauj Izveidojiet vairākus sarakstus un sadaliet savus uzdevumus pēc projektiem, tēmām vai dzīves jomām.Piemēram, vienu sarakstu var izveidot sadaļai “Darbs”, otru — sadaļai “Personīgā”, vēl vienu — sadaļai “Klienti X” utt.
Gmail sānu joslā vienkārši atveriet izvēlni Uzdevumi un atlasiet “Izveidot sarakstu”. Katru reizi, kad e-pastu pārveidojat par uzdevumu, Varat izvēlēties, kurā sarakstā tas tiek saglabāts, lai viss būtu sakārtotāks. un pārskatiet tikai to, kas jūs konkrētajā brīdī interesē.
Ja uzdevums ir pārāk liels, gudrākais ir to sadalīt daļās. To var izdarīt, koncentrējoties uz katra uzdevuma detaļām. pievienot apakšuzdevumus, kas pārstāv mazākus soļusKaut ko līdzīgu "Sagatavot mēneša pārskatu" var sadalīt vairākos posmos ar saviem lodziņiem.
Turklāt daudzi uzdevumi ir atkārtoti: iknedēļas pārskatu sūtīšana, ikmēneša rēķinu pārskatīšana, ceturkšņa dokumentu atjaunināšana… Šādos gadījumos Google ekosistēma ļauj jums Konfigurējiet uzdevumus, lai tie atkārtotos katru dienu, nedēļu, mēnesi vai gadu.lai tie tiktu ģenerēti automātiski, jums tos nevajadzētu atkārtoti ģenerēt.
Apvienojot sarakstus, apakšuzdevumus un atkārtotus uzdevumus, jūsu integrētās piezīmes vairs nav tikai atsevišķi atgādinājumi un Tie kļūst par vieglu, bet jaudīgu darba pārvaldības sistēmu, pielāgots jūsu organizēšanas veidam.
Google Keep: ātras piezīmes, kas papildina jūsu uzdevumus
Lai gan Tasks koncentrējas uz to, “kas” jums ir jādara, Google Keep ir ideāli piemērots lai saglabātu daudzu šo uzdevumu “kā” un “kāpēc”.Tā ir ideāla vieta, kur atstāt piezīmes, idejas, ieskicējumus vai sarakstus, kas vēl nav konkrētas darbības.
Tā kā tā ir integrēta Gmail sānu joslā, varat atvērt Keep, lasot e-pastu, un Pierakstiet svarīgas detaļas, kuras nevēlaties pazaudēt.zvanā pieņemtie lēmumi, priekšlikuma galvenie punkti, sanāksmē apspriestās idejas utt.
Keep ļauj mobilajā ierīcē veidot piezīmes ar tekstu, kontrolsarakstiem, attēliem un pat balss ierakstiem, kurus pēc tam var... Tie tiek sinhronizēti un parādīti pat tad, ja strādājat no datora.Viss ir saistīts ar jūsu Google kontu, un nav nepieciešama papildu instalēšana.
Ļoti ērts darba veids ir izmantot Keep, lai brīvi apkopotu informāciju, un, kad piezīme kļūst par kaut ko, kas ir jāizdara, pārsūtīt šo informāciju uz uzdevumu vai saistīt to ar konkrētu e-pasta ziņojumuTādā veidā jūs saglabājat skaidru atšķirību starp idejām un darbībām.
Galu galā Keep un Tasks viens otru papildina: Saglabājiet kā digitālu piezīmju grāmatiņu, uzdevumus kā strukturētu uzdevumu sarakstuAbiem var piekļūt no tā paša ekrāna, kurā pārvaldāt savu e-pastu pakalpojumā Gmail.
Uzdevumu integrācija ar Kalendāru, Dokumentiem, Disku un Tērzēšanu
Gmail integrēto piezīmju patiesais potenciāls kļūst acīmredzams, kad redzat, kā Google Tasks savienojas ar citiem Google pakalpojumiem ko jūs, iespējams, jau lietojat ikdienā.
Google kalendārā jūsu uzdevumi tiek parādīti atbilstošajās dienās atbilstoši to izpildes termiņiem. Vienā mirklī varat tos visus redzēt. Skatiet tikšanās, sanāksmes un uzdevumus vienuviet.izvairoties no dienas pārslodzes, to neapzinoties.
Pakalpojumā Google dokumenti, sadarbojoties koplietojamā dokumentā, varat veikt tālāk norādītās darbības. piešķirt uzdevumus konkrētām personām, izmantojot komentārus un pieminējumusŠie uzdevumi tiek parādīti katra lietotāja uzdevumu sarakstā, savienojot dokumenta darbu ar kopējo uzdevumu sarakstu.
Google Chat telpās, īpaši tajās, kuras izmantojat kā komandas kanālu, ir īpaša uzdevumu cilne, kurā varat veikt tālāk norādītās darbības. Izveidojiet uzdevumus, kas ir redzami visiem, un piešķiriet tos konkrētiem dalībniekiemKatrs telpas uzdevums ir saistīts ar tērzēšanu un tiek atspoguļots atbildīgās personas personīgajā uzdevumu sarakstā.
Turklāt Disks kalpo kā bāze tādu failu glabāšanai, kas saistīti ar uzdevumiem, dokumentiem vai piezīmēm. Tādā veidā, Viena ekosistēma apvieno e-pastus, iekšējās piezīmes, dokumentus un uzdevumusizvairoties no laika tērēšanas, pārslēdzoties starp rīkiem, kas nav savienoti viens ar otru.
Tas viss pastiprina domu, ka Gmail integrētās piezīmes nav tikai "digitāla līmlapiņa", bet gan koordinētas darbplūsmas galvenās sastāvdaļas starp e-pastu, kalendāru, dokumentiem un tērzēšanu.
Automātiska piezīmju veikšana sanāksmēs, izmantojot Google Meet un Gemini
Kad sapulču skaits pieaug, piezīmju veikšana ar roku kļūst nepraktiska. Šādām situācijām Google Meet ir iekļauta funkcija ar nosaukumu “Veikt piezīmes man”, kas ar Gemini mākslīgā intelekta palīdzību… Automātiski ģenerējiet kopsavilkumus un piezīmes pakalpojumā Google dokumenti kamēr notiek sanāksme.
Šī funkcija ir pieejama noteiktos Google Workspace izdevumos un atbalsta vairākas valodas, tostarp spāņu valodu. Aktivizējot Meet, tiek izveidots dokuments, kurā Tiek apkopoti apspriestie punkti, galvenie lēmumi un ieteiktie turpmākie soļi.ko pēc tam varat kopīgot ar dalībniekiem atbilstoši izvēlētajiem iestatījumiem.
No Meet saskarnes organizators vai pilnvaroti iekšējie dalībnieki var sāciet un pārtrauciet piezīmju veikšanu, kad vien vēlatieslai sarunas jutīgākās daļas netiktu iekļautas kopsavilkumā, ja tā tiek nolemts.
Kad sapulce ir beigusies, sistēma ģenerē sapulces piezīmju dokumentu, saglabā to organizatora diskā un Nosūtiet e-pastu ar saiti uz kopsavilkumu un veicamajām darbībām. Dokuments tiek nosūtīts gan organizatoram, gan personai, kas aktivizēja funkciju. Turklāt tas tiek pievienots atbilstošajam kalendāra notikumam.
Ja sapulces laikā ir iespējota arī transkripcija, piezīmēs var iekļaut laika zīmogus, kas Tie jūs aizved tieši uz sarunas konkrēto brīdi.Tas atvieglo kritisko daļu pārskatīšanu, neklausoties vai nelasot visu sanāksmi vēlreiz.
Atļauju kontrole un iespējamās problēmas ar sapulces piezīmēm
Tāpat kā jebkurai papildu darbvietas funkcijai, funkcijai “Veikt piezīmes man” ir spēkā šādi nosacījumi: drošības kontroles un konfigurācija, ko veic administratorsJa neredzat opciju to izmantot, iespējams, jūsu Workspace izdevumā tā nav iekļauta vai administrators to vēl nav iespējojis.
Piekļuve ģenerētajām piezīmēm ir atkarīga no tā, kā konfigurējat opciju “Sūtīt piezīmes uz”, startējot funkciju. Varat izvēlēties tās kopīgot ar visiem viesiem, tikai ar organizācijas iekšējiem locekļiem vai ierobežot piekļuvi organizatoram un līdzorganizatoriemkas ir noderīgi sensitīvās sanāksmēs.
Ārējie viesi var redzēt, ka kalendāra notikumam ir pievienots dokuments, bet Viņi to nevarēs atvērt bez skaidras atļaujas.Tas nodrošina detalizētu kontroli pār to, kas ko redz, pat ja iesaistīti daudzi cilvēki.
Dažreiz kopsavilkums var būt nepilnīgs vai vispār netikt ģenerēts. Parastie iemesli ir šādi: savienojuma problēmas, pārāk īsas sanāksmes vai saturs, kas neatbilst Meet pieņemamas lietošanas politikāmDažos gadījumos problēmu var novērst, vienkārši pārlādējot pārlūkprogrammu vai pārbaudot iestatījumus.
Izmantojot šo funkciju gudri, tā ievērojami samazina sanāksmju dokumentēšanas piepūli, ļaujot Atjauniniet savas piezīmes, kas integrētas jūsu Google ekosistēmā, bez manuālas piepūles..
Paplašinātas iekšējās piezīmes pakalpojumā Gmail, izmantojot specializētus paplašinājumus
Atgriežoties pie e-pasta tēmas, ir platformas, kas dziļi integrējas ar Gmail, izmantojot pārlūkprogrammas paplašinājumus Pievienojiet privātu piezīmju paneļus blakus katram ziņojumamVizuāli tā izskatās pēc iebūvētas Gmail funkcijas, taču aizkulisēs tā darbojas kā atsevišķs slānis.
Instalējot kādu no šiem risinājumiem, katrā e-pasta pavedienā redzēsiet sānjoslu, kurā Varat rakstīt komentārus, pieminēt kolēģus ar @, pievienot failus vai iegult skaidrojošus video.Tas viss bez tā, ka ārējais saņēmējs redz neko no šīs iekšējās sarunas.
Viena interesanta šo platformu priekšrocība ir tā, ka daudzas no tām atļauj Priekšskatīt, vai e-pastam ir saistītas piezīmes, to neatverot.Tas ir ļoti ērti personāla atlases speciālistiem vai pārdošanas komandām, kas pārvalda lielu ziņojumu apjomu un kurām ir ātri jāfiltrē, kuriem pavedieniem ir svarīgs papildu konteksts.
Dažos gadījumos jūs pat varat automatizēt daļu no darbplūsmas: piemēram, iestatot noteikumus, lai, saņemot e-pastu ar noteiktām īpašībām, Izveidojiet automātisku piezīmi, kurā pieminēts kolēģis vai atzīmējiet uzdevumu savā koplietotajā darba sistēmā.
Ja strādājat komandā, kas dzīvo un elpo Gmail, šāda veida risinājumi pārvērš iesūtni par patiesi sadarbības vidi, kur Integrētās piezīmes darbojas kā saite starp cilvēkiem, e-pastiem, failiem un lēmumiem.
Labi ieradumi piezīmju un uzdevumu organizēšanai pakalpojumā Gmail
Lai cik spēcīgs būtu šis rīks, ja to neizmantosiet sistemātiski, jūs galu galā atgriezīsieties haosā. Ieteicams ieviest dažas vienkāršas rutīnas, lai padarītu integrētās piezīmes pakalpojumā Gmail efektīvākas. strādājiet savā labā un nekļūstiet par troksni.
Pirmais praktiskais noteikums ir visu atdalīt: izveidojiet dažādus sarakstus sadaļā “Uzdevumi” darbam, personīgajai dzīvei un galvenajiem projektiem, un Rezervējiet Keep idejām un piezīmēm, kas vēl nav konkrētas darbības.Tādā veidā jūs izvairīsities no steidzamu lietu sajaukšanas ar nejaušām domām.
Ļoti palīdz arī datumu piešķirt tikai uzdevumiem, kuriem faktiski ir noteikts termiņš. Ne visam ir nepieciešama konkrēta diena un laiks.Atstājot dažus uzdevumus bez datuma, tie pārvēršas par sava veida "vispārīgu uzdevumu sarakstu", ko varat risināt, kad jums ir laiks.
Vismaz reizi nedēļā pārskatiet savu kalendāru ar integrētajiem uzdevumiem. Šī pārskatīšana palīdzēs jums pārplānot uzdevumus no aizņemtām dienām uz mazāk aizņemtām dienāmizmantojot to, cik viegli tos kalendārā var pārvilkt no vienas dienas uz citu.
Attiecībā uz iekšējām piezīmēm par e-pastiem centieties katru ierakstu padarīt skaidru un izmantojamu: tā vietā, lai rakstītu "apskatiet šo", pamēģiniet kaut ko līdzīgu "@Name, lūdzu, pārbaudiet cenas 3. sadaļā un apstipriniet tās līdz ceturtdienai."Jo konkrētāks būsi, jo mazāk būs pārpratumu.
Ar šiem ieradumiem Gmail integrētās piezīmes un uzdevumi vairs nav tikai papildu funkcijas un Tie kļūst par skeletu, uz kura jūs ikdienā organizējat savu un savas komandas darbu..
Gmail apvienojumā ar Google Tasks, Keep, Calendar, Chat, Meet, Docs, Drive un, ja nepieciešams, pāris rūpīgi izvēlētiem paplašinājumiem ļauj jums izveidot integrēta piezīmju sistēma kur e-pasti tiek pārveidoti skaidrās darbībās, sanāksmes tiek dokumentētas, iekšējie lēmumi tiek reģistrēti kopā ar katru ziņojumu un viss tiek sinhronizēts dažādās ierīcēs, padarot jūsu iesūtni no stresa avota par daudz organizētāku koordinācijas rīku.
